瘋狂打字工

　　這篇文章主要是討論 Microsoft Word 這套軟體在寫作上的一些可能有幫助的技巧，純屬個人經驗，絕無為Ｍ＄做廣告的意思。雖然之前我曾寫過一些關於應用軟體的教學，但這篇文章基本上不是準則，只能稱之為習慣，個人認為軟體應該以個人使用習慣為最佳，所謂一些「非得要」的規定都是騙人的。

　　目前寫作軟體如果ＯＳ是 Microsoft Windows 系列，雖然有人建議用 Open Office，但個人感覺還是以 Word 為最佳，Open Office 我試過，當的讓人發瘋。其餘我聽人用 PageMaker 的，這……太小題大作了吧！

　　首先我介紹一下我的軟體配備，這點很重要，因為我沒注意過向下等級軟體是否適用這些技巧。我的ＯＳ是 Microsoft Windows XP Professional，應用軟體是 Microsoft Word 2002 也就是附屬在 Microsoft Office XP 裡的 Word，我不知道其他平台或是其他向下版本 Word 是否適用，您可能需要自行測試。

一、剪貼簿

　　剪貼簿的位置是在「編輯」→「Office 剪貼簿」。當你執行這選項後在 Word 的右邊將會出現一個固定式的剪貼簿視窗。

　　這有什麼好處呢？比如說，我寫小說時常會有許多配角的名字會記不住，像《守護者傳奇》這種玄幻小說配角一排開十幾個……於是我就一一的將他們先複製上剪貼簿，要用時就方便多了。

　　此外，有些人在使用全型標點符號上會有困難，在某些輸入法上輸入「……」就很難，這時我們也可以將這標點符號先複製在剪貼簿上。我個人還有另一些困擾，剪貼簿幫了我很大的忙，例如我有時會在一整篇文字用到「祂」這個字，而我是用「自然注音輸入法」，這時用剪貼簿就方便多了。

　　使用方式就是將你要用的字「標記」起來，（無論是任何軟體，記事本什麼都可以，因為 Office剪貼簿是全系統通用的。）複製即可。這時在剪貼簿裡就會出現你要的東西，這部分算是「剪」，如果要「貼」？將「游標」置於要貼的位置，滑鼠按一下剪貼簿裡的那個字，即可貼於游標所在位置上。要刪除剪貼簿裡的個別文字，請於剪貼簿裡的文字上按滑鼠右鍵選擇「刪除」即可。

二、字數統計

　　一個專業作家在字數統計上是很重要的。

　　這裡先說明一下目前出版社對一本書的字數要求，理論上出版社會希望你的字數在八到十萬字，最好不要越過十二萬字。（依要求不同，這屬於概論。）

　　字數算法又有兩種，一種是實際多少字，這含標點符號但不含空白全型字元；另一種是行數。前者較為簡單，是某些按字給稿費出版社跟你算銀子用的，有點詐。後者其實才是真正的計算方式，因為一本書不可能每行都填滿來，要是填不滿整行的那種「對話」一多……同樣十萬字的小說厚薄就差很多了。

　　所以這裡注意，以「行」為單位計算數字方式是，「行數」Ｘ「每行字數」＝「出版社式總字數」。至於每行字數最好是詢問你的出版社，但大約都是在四十字上下，依排版不同有各種變化。某些人用 Word 呆呆的依要求寫了十萬字給出版社，出版社要你刪，說字數超過就是因為這樣。

　　字數計算是在「工具」→「字數統計」，這時看「全型字」可得知你實際字數，看「行數」可知道總共幾行。

　　如果要計算行數這裡要注意一個小細節，在你取得出版社告訴你每行規定字數後你必須先做一段設定，也就是把Word 每行設定成出版社要求字數，設定方式為——

　　「檔案」→「版面設定」→「文字格線」→「指定行與字元的格線」→「使用預設行距」，然後調整「每行字數」。

　　在這你會發現每行字數最高是到四十一字，如果出版社要的每行字數超過四十一？那麼調整底下的「設定字型」，如果調成１１號字你會發現每行字數會增加到四十五字，自己實驗吧！

三、列印

　　說到列印可能有人要笑了，這有誰不會？

　　首先，先談談你為何要將稿子列印出來？我個人在修改稿子時習慣將它列印出來，因為到底用「紙」這種閱讀方式是我所習慣的，也就是說讀「書」的慣性模式。於是這裡談的重點是要怎樣模擬成「書」的模式……當然，一本書十萬字，修改三回要用掉多少紙？當個作家要是對紙沒有尊敬心……於是省紙就是我們另一個目標了。

　　「檔案」→「版面設定」裡的上、下、左、右一律調為０，按下「確定」後會跳出一個視窗說「一個以上的邊界超出可列印範圍，請選擇『修正』按鈕以適度增加邊界。」於是選擇「修正」讓 Word 自動幫我們將邊界調到最大。

　　將要列印的部分「標記」起來，按滑鼠右鍵選擇「直書/橫書」，再選擇那個看齊來是直書的。然後在工具列將文字大小調為「１１」，這是大部分書籍字的大小。

　　「檔案」→「列印」（如果只要印標記部分千萬別直接按工具列的列印圖案），選擇「選取範圍」後按「確定」。

　　記住，紙是可以兩面用的，環保第一。

四、純文字

　　目前大家電腦硬碟都很大了，少說有個卅或四十ＧＢ以上，看來好像一切都沒問題了？很久以前，硬碟很小又很貴時，那時很少聽說誰家硬碟掛掉或是中毒，那時用 DOS 也很穩。現在經常聽人說家裡硬碟死了，掛了……燒錄或許是個方法，但一片光碟片要多少錢？每天為這幾ＭＢ燒一片，用ＲＷ那就更划不來了。

　　此外，現在是網路時代，流通性變得很重要，文章不能帶著跑多遜……於是網路硬碟變成一個非常流行的東西，也就是 WebHD。一方面 WebHD 可以當作文章備份，一方面可以走到哪寫到哪（前提是要有網路）。目前一般來說一個 WebHD 多是在１０ＭＢ，以我來說，我才剛買的PC Home WebHD 就有點不大夠用了，要怎樣替文章減肥呢？

　　Word 在使用上有很多功能，但相對存檔時檔案會變得很大，尤其是你還用了一些不同字型等等。我計算了一下，不是很準確，大約差別是一倍，也就是將檔案存成純文字檔時檔案大小會縮小一倍。

　　這裡記住，如果你的文稿裡有任何加粗、字型、表格特別設定等就不可存成純文字，因為純文字就像是記事本打出來的東西，非常乾淨，所有特別格式都會被移除掉。

　　「檔案」→「另存新檔」，在「檔案類型」選「一般文字 (*.txt)」，這時會出現警告訊息，如果你無必要格式就不需理會存檔即可。

五、排列美觀

　　你經常會遇到標點符號在行尾或行頭時會讓尾巴缺字嗎？在 Word 的預設裡標點符號是不允許置首或置尾的（把使用者都當白癡？我一點也看不出來這預設值有個啥用。），所以我們將這預設值修改過會好看許多。

　　「工具」→「選項」→「中文印刷式樣」，將避頭避尾字元選「自訂」，接著刪除所有「不能置於行首的字元」以及「不能置於行尾的字元」內的標點，讓它空著。既然到這了也將另一個改改吧！「字元間距控制」裡改選「不壓縮」。

　　另一個就是我們如果必須用到半形字，比如英文，這時容易發現整體不美觀，也就是無法滿行狀況。這時選擇「左右對齊」就可解決了。

　　其實這部分談到的並不真的影響到我們寫作，但是好的環境就是成功的一半不是嗎？如果我們工作的 Word 能讓我們很舒服，那麼想必文章也會寫得不錯。

六、其他

　　有就是「編輯」裡有個「尋找」可以幫我們找到要找的字，而「取代」則可以一個個或大量的替換掉某字，「尋找」在記事本裡就有了，但「取代」要到 WordPad才會有，這兩個都是常用到的小工具。

　　某些時候為了列印或算行數我們必須更動一些設定，有些設定並非是我們希望永久保留的（尤其是為列印而更動的「版面設定」。），那麼建議你開一個新的 Word 檔將現有所有文字「複製」過去，此新版不需儲存，且可任意調整，列印或計算完行樹後關掉不存檔。

　　我自己是有一個檔專門用來算行數的，另一個檔專門列印的，這比較特殊。

謬西 2002.08.01